Cuando alguno de nuestros cuadros contiene una gran cantidad de datos, su manejo puede requerir de otras herramientas. Como sabemos, podemos buscar fácilmente un dato aislado con el botón “Buscar y seleccionar” de la sección “Modificar” de la ceja “Inicio”, pero no podemos hacer lo mismo si necesitamos ver juntos datos del mismo tipo o si necesitamos ordenar listas con determinado criterio. Para ello Excel  ofrece la posibilidad de manejar listas de datos como si se tratara de una base de datos.
Una lista de datos en Excel  se acerca al concepto de Base de Datos cuando todos los elementos de la lista tienen la misma estructura y, por tanto, se pueden organizar en campos y registros. En el caso de nuestras hojas de cálculo, los nombres de campos están dados por los rótulos que pongamos en las columnas y los registros son las filas que abarcan el total de los campos. Por ejemplo, un registro puede contener varios datos de una persona incluidos en los siguientes campos: Nombre, apellido, edad, sexo, clave, etc. Muchos registros de este tipo tendrían la información de un gran número de personas, por lo que, en algún momento, sería necesario ordenar los datos, buscar un registro en particular, etc. Un ejemplo sencillo de esto puede verse con la siguiente lista.
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