Es importante anotar que las herramientas de Excel para el manejo de listas funcionan mejor si todos los datos de la hoja de cálculo conservan la estructura de la lista. Es decir, es preferible que no haya datos en ninguna celda inconexa con el grupo principal, a la derecha o abajo de la lista. Dada la cantidad de hojas que podemos tener en un libro, es perfectamente plausible pensar que podemos tener una lista por hoja de cálculo.
También es mejor que los rótulos de las columnas, que dan nombres a los campos, se distingan de los datos en sí a través del uso de fuentes y alineación distintas, como se ve en el ejemplo anterior, Excel usa esos elementos como criterio para distinguir los nombres de campos. Recuerde que también podemos resaltar esos rótulos con el uso de bordes, color de celdas e incluso tramas de relleno.
Evite dejar una fila en blanco entre los rótulos de las columnas y los datos o usar una fila con guiones como separación, ya que esos guiones formarían parte de la lista y Excel movería esa fila como un registro más al ordenarla.
Nunca capture información de un tipo distinto en una columna que no le corresponde. Si desea agregar alguna nota al margen a algún registro puede insertar un comentario en celda, como vimos en el capítulo 4.
Cuando Excel ordena o filtra una lista, considera todo el contenido de las celdas involucradas. Los espacios al inicio de los datos pueden causar resultados inesperados, por lo que deben evitarse. Si una columna contiene el mismo dato en muchos registros, debe cuidar que dicho dato esté escrito siempre del mismo modo. Para eso sirven las opciones “Autocompletar” que también vimos en el capítulo 4.
Cuando se han seguido estas simples reglas en la formación de listas, Excel detecta su estructura y extiende automáticamente el formato de los datos y las fórmulas que pueda haber en algunos campos. Por ejemplo, en una lista de inventario creada de este modo, la columna "Cantidad por precio" generaría automáticamente la fórmula correspondiente por cada producto nuevo que añadiéramos, ya que dicha fórmula sería coherente con todas las anteriores, por lo que no sería necesario copiarla o escribirla nuevamente.

11.1 Filtros

Supongamos ahora que de la lista de datos anterior deseamos ver registros que reúnan ciertos criterios. El método que podemos usar aquí es “filtrar” la lista (que es una manera de clasificarla). Para añadir criterios de filtración hay que ubicar el cursor en cualquier celda de nuestra lista, por ejemplo en B8. Luego pulsamos el botón “Filtro” de la sección “Ordenar y filtrar” de la ceja “Datos” con lo que de inmediato aparece una flecha apuntado hacia abajo en cada una de las celdas donde están los encabezados de columna. Este es un botón de lista desplegable que nos va a permitir establecer los criterios para filtrar la lista de datos. Los encabezados con el botón se ven ahora así: 



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